در بهینه سازی فرآیند ، به فراتر از تبر و کرنومتر نگاه کنید


اگرچه بهینه سازی سرعت و کارایی در بهینه سازی فرآیند مهم است ، اما با توجه به اهداف کلی خود ، می توانید نتایج حتی بهتری نیز کسب کنید.

هر وقت مسابقه اتومبیلرانی را تماشا می کنم ، هیبت خدمه گودال را حس می کنم. در حین پیت استاپ ، خدمه هر چهار لاستیک را عوض می کند ، مخزن سوخت را پر می کند ، شیشه جلو را تمیز می کند و بسیاری از کارهای دیگر را انجام می دهد – همه اینها در عرض چند ثانیه است. این بهترین بهینه سازی فرآیند و کلید پیروزی در مسابقات است.

تصویر: Pixabay

تصویر: Pixabay

به همین ترتیب ، بهینه سازی فرآیند کلید پیروزی در یک تجارت است. این تنها راه برای سریع ماندن در پاها برای رقابت در فضای سریع و پر سرعت تجارت امروز است. همانطور که روی بهینه سازی فرآیند تمرکز می کنید ، ضروری است که به تصویر کلی نگاه کنید.

منظور من از این چیست؟ رویکرد سنتی در بهینه سازی فرآیند همان چیزی است که من آن را روش “تبر و کرنومتر” می نامم. هدف اصلی افزایش سرعت و کارایی فرآیند است. این روش شامل موارد زیر است:

  • مراحل غیرضروری محور
  • فرصت ها را برای تسریع در تکمیل فرآیند – به عنوان مثال با خودکارسازی هرچه بیشتر مراحل – شناسایی کنید
  • اندازه گیری موفقیت با اندازه گیری پیشرفت های سرعت

این روش م andثر و ضروری است ، اما کافی نیست. شما همچنین باید عقب بروید و به هدف کلی خود نگاه کنید: تلاش می کنید به چه چیزی برسید؟

به قسمت جلویی و همچنین انتهای عقب نگاه کنید

یک سناریو در اینجا آمده است: تیم فناوری اطلاعات که ما با آن کار کردیم طی سالهای متمادی روند درخواست خدمات فناوری اطلاعات را توسعه داده و از کارکنان میز خدمات با پاسخگویی به تلفنها به یک کاتالوگ خدمات آنلاین مهاجرت کرده اند که کارمندان از آنها درخواست می کنند. هدف از رابط کاربری سلف سرویس این بود که کارمندان بتوانند با کمترین کمک از IT مورد نیاز خود را بدست آورند.

با این رویکرد سلف سرویس ، کارمندان یک فرم درخواست آنلاین بسیار ساختاریافته را پر کردند. ارسال فرم باعث ایجاد مجموعه ای از فرآیندهای بهینه سازی ، خودکار بازگشت به عقب می شود که درخواست های تأیید را راهنمایی می کند ، افراد را از وضعیت درخواست ها آگاه می کند و درخواست را اجرا می کند.

بعضی از کارمندان خودشان می توانستند اطلاعات لازم را پر کنند. با این حال ، دیگران مجبور شدند برای کمک به پر کردن فرم ها به همسالان خود مراجعه کنند یا با خدمات تماس بگیرند. این امر منجر به تأخیر و ناامیدی کارمندان شد.

تصویر کلان – هدف کلی – این بود که کارمندان بتوانند خدمات خود را به طور کامل و به تنهایی درخواست کنند. در حالی که تبر و کرنومتر به فرایندهای back-end منجر می شوند که حداکثر سرعت و کارایی را فراهم می کنند ، هدف از خودکفایی همه کارکنان محقق نشده است. برای دستیابی به این هدف ، IT باید تلاش های بهینه سازی خود را گسترش دهد تا فرآیند درخواست front-end را نیز شامل شود.

تیم IT با استفاده از فناوری chatbot به عنوان واسطه ای برای ارسال درخواست ها عمل می کند. این تیم فرایند chatbot را برای تعامل طبیعی بهینه می کند ، بنابراین فقط س parالات موجود در فرم را طوطی نمی کند و پاسخ ها را ضبط می کند. او در مکالمات انسانی مانند با زبان طبیعی تعامل می کند. مردم به جای پر کردن یک فرم استریل ، با chatbot صحبت می کنند ، زیرا به اطلاعات مورد نیاز برای تکمیل درخواست نیاز دارد. وقتی کارمندان اطلاعات لازم را نداشته باشند ، چت بات به آنها در یافتن اطلاعات کمک می کند.

اگرچه پر کردن فرم ممکن است راهی سریعتر و کارآمد برای وارد کردن اطلاعات برای برخی از کارمندان باشد ، chatbot یک کانال جایگزین و دوستانه برای پرس و جو از آن دسته از کارمندان که فرم ها را مرعوب می دانند ، ارائه می دهد.

نتایج خوشحال کننده بود. چت بات نه تنها حجم کار میز خدمات را کاهش داد ، بلکه باعث افزایش بهره وری کارمندان و کاهش احساس نارضایتی شد که منجر به رضایت شغلی بالاتر می شود. و از آنجا که فرایندهای back-end قبلاً خودکار بوده اند ، chatbot از کارهای انجام شده استفاده می کند.

فراتر از هدف اصلی نگاه کنید

در نظر گرفتن تصویر کلی در بهینه سازی فرآیند ، غالباً به فرصتهایی منجر می شود که بسیار فراتر از هدف اصلی آنها قابل استفاده است. مثال chatbot این نکته را نشان می دهد. اگرچه دلیل اجرای chatbot تهیه کانال تعاملی برای درخواست خدمات IT بود ، اما پتانسیل آن برای افزایش خودکفایی کارمندان بیش از این است. بسیاری از سازمان ها از چت بات ها برای انجام موارد زیر استفاده می کنند:

  • کارکنان را از طریق روش های عیب یابی راهنمایی کنید
  • افراد را از طریق نصب دستگاه عبور دهید
  • فرم ها را در مناطق دیگر پر کنید و ارسال کنید ، حداقل زمانی که کارمندان باید برای گزارش دادن اظهارات ، انتخاب گزینه های مراقبت های بهداشتی و مدیریت سرمایه گذاری در برنامه های 401 (k) خود صرف کنند.

مشاهده احتمالات

نتیجه گیری مهم در اینجا این است: هنگام بهینه سازی روند ، قدم بردارید و به هدف کلی فکر کنید. ادامه دهید و از تبر و کرنومتر استفاده کنید. همزمان ، یک لنز با زاویه دید عریض به ابزار دقیق خود اضافه کنید و تصویر بزرگ را کاوش کنید.

مثالی که قبلاً ارائه شد ، استفاده از chatbot در بهینه سازی فرآیند را توصیف می کند. اما امروزه بسیاری از فناوری های دیگر وجود دارد که سازمان ها می توانند از آنها استفاده کنند. یادگیری ماشینی باعث می شود فرآیندهای خودکار با گذشت زمان هوشمندتر شوند ، بنابراین خدمات بهتر و سریع تری را ارائه می دهند. هوش مصنوعی می تواند به شناسایی گلوگاه های موجود در فرآیند و ارائه توصیه هایی برای بهبود سرعت و کارایی فرآیند کمک کند.

احتمالات مهیج و بی پایان است.

عمران خان معاون ارشد موفقیت مشتری در نرم افزار BMC است. او تجارت خدمات و آموزش ، سازمان پشتیبانی مشتری و عملکرد دفتر مرکزی برای مشتریان را مدیریت می کند. پیش از این ، عمران SVP خدمات جهانی و عضو تیم اجرایی JDA Software بود. سازمان وی با ارائه یك سوم درآمد JDA ، به بهترین زنجیره های تأمین در جهان مشاوره و خدمات ارائه می دهد. قبل از JDA ، عمران نایب رئیس مشاوره شبکه جهانی در هیولت پاکارد بود ، جایی که وی پیشرو تجارت در بخش مشاوره شبکه بود.

انجمن هفته اطلاعات متخصصان فناوری اطلاعات و متخصصان صنعت را با مشاوره ، آموزش و نظرات فناوری اطلاعات گرد هم آورده است. ما تلاش می کنیم رهبران فن آوری و متخصصان موضوع را برجسته کنیم و از دانش و تجربه آنها برای کمک به مخاطبان IT خود استفاده کنیم … بیوگرافی کامل را ببینید

ما از نظرات شما در مورد این موضوع در کانال های رسانه های اجتماعی خود استقبال می کنیم [contact us directly] با س questionsالات در مورد سایت.

بینش بیشتر




منبع: tasiveh-news.ir

Leave a reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>