[ad_1]

تأمین کننده و مدیریت قرارداد بیش از هر زمان دیگری مهم است ، اما بسیاری از سازمانها توانایی مدیریت عملکرد قرارداد جداگانه را ندارند. در اینجا بهترین روش ها برای تیم های IT وجود دارد.

تعداد کمی از دپارتمان های فناوری اطلاعات وظایف ویژه مدیریت قرارداد را دارند ، مگر اینکه تجارت آنها بسیار بزرگ باشد و ده ها میلیون دلار سالانه برای فناوری اطلاعات هزینه کنند. با این حال ، این امر اهمیت مدیریت قراردادی و فروشنده را در سازمانهای کوچکتر ، که ممکن است بیش از 90٪ از سخت افزار ، نرم افزار ، شبکه ها ، پایگاه داده و غیره را توسط فروشندگان خارجی تهیه کنند ، از اهمیت کمتری برخوردار نمی کند.

از آنجا که اعتماد زیاد به ارائه دهندگان راه حل های فناوری اطلاعات خارجی وجود دارد ، توانایی مذاکره در مورد قراردادهای محکم و ایجاد روابط قوی با فروشندگان از اهمیت بالایی برخوردار است. در حقیقت ، موفقیت کل IT شما به این امر بستگی دارد.

این شرایط را در نظر بگیرید:

  • یک شرکت می خواهد سیستم را از یک ارائه دهنده به شرکت دیگر تبدیل کند. متأسفانه ، فروشنده ای که شرکت را ترک کرده است ، حاضر به همکاری در زمینه خرابی نیست. این باعث کند شدن پیشرفت شرکت برای ماه ها و عصبانیت مصرف کنندگان ، هیئت مدیره و مدیریت می شود.
  • ارائه دهنده ابر امنیت کافی را ارائه نمی دهد و داده های شرکت به سرقت می رود. این امر به مشتریان آسیب می رساند ، بدهی ها و پرونده های قضایی ایجاد می کند و اعتبار شرکت را جبران ناپذیر می کند.
  • ارائه دهنده یکی از با ارزش ترین کارمندان شما را استخدام می کند. اکنون یک جای خالی برای پر کردن پرسنل خود دارید.

همه شرایطی است که من شخصاً هنگام کار با سازمانهایی با اندازه های مختلف شاهد آنها بوده ام. و اگر مقررات مقدماتی قرارداد برای حل آنها ارائه شود ، می توان از همه چیز اجتناب کرد یا به طور مثرتری کاهش داد.

بنابراین چگونه کیفیت قراردادهای خود و روابط تأمین کننده را بهبود می بخشید؟

می توانید قبل از امضای توافق نامه های خود ، از یک وکالت یک وکیل بخواهید که از نظر حقوقی بررسی کند ، اما این به تنهایی تضمین کننده یک قرارداد مطمئن یا شروع خوب رابطه با فروشنده نیست. این اشکالاتی دارد زیرا وکیل از طناب های قانونی آگاهی خواهد داشت ، اما واقعیت IT در مورد آنچه ممکن است اتفاق بیفتد را نمی داند.

یا ، اگر شما یک شرکت کوچک یا متوسط ​​هستید و از ویژگی مدیریت قرارداد فناوری اطلاعات برخوردار نیستید ، می توانید شیوه هایی را ایجاد کنید که مدیران شما باید قبل از امضای آنها ، از جمله چاپ خوب ، تمام قراردادها را به طور کامل بخوانند. بسیاری از شرکت ها این کار را انجام داده اند ، اما این رویکرد دارای اشکالاتی نیز است ، زیرا همه مدیران این نسخه خوب را نمی خوانند و کسانی که این کار را انجام می دهند ممکن است درک نکنند اگر آموزش حقوقی نداشته باشند.

رویکرد بهینه برای شرکتهای فاقد عملکرد مدیریت قرارداد رسمی این است هر دو یک وکیل و یک مدیر فناوری اطلاعات با تجربه فراتر از قرارداد هستند. این افراد می توانند هر منطقه مشكلی را علامت گذاری كنند تا بتوانند با تامین كنندگان در مورد آنها بحث و تبادل نظر كنند. همچنین مجموعه ای از بهترین شیوه ها برای مدیریت قراردادها و تأمین کنندگان وجود دارد که می توانید در ایجاد قراردادهای پایدار و روابط با تأمین کنندگان بسیار کمک کنید. در اینجا هفت مورد از آنها ذکر شده است:

1. در مورد تاریخ شروع قرارداد خود به توافق برسید ، اما یک استراتژی خروج نیز داشته باشید.

بسیاری از قراردادهای تأمین کننده بی پایان هستند زیرا یا دارای بند تمدید خودکار قرارداد هستند و یا اصلاً فسخ قرارداد ندارند. در آغاز کارم با آخرین وضعیت روبرو شدم. ما می خواستیم به دلیل خدمات ضعیف از قرارداد کنار برویم ، اما وقتی قرارداد را بررسی کردیم ، تاریخ فسخ وجود نداشت. وکیل داخلی ما توصیه کرد که ما به سادگی استفاده از خدمات را متوقف کنیم. این نشان دهنده خاتمه ارائه دهنده است. او قرارداد را متوقف كرد – اما من هرگز از فسخ قرارداد از این طریق احساس خوبی نداشتم.

یک روش بهتر مذاکره در مورد تاریخ شروع و پایان قرارداد ، همراه با یک بند فسخ است. امروزه بسیاری از ارائه دهندگان بندهای 30 روزه اخطار فسخ دارند ، بنابراین این مسئله کمتر از گذشته است.

2. زبان انحراف را در قرارداد فروشنده بگنجانید

مرحله دوم استراتژی خروج وجود دارد و این زمانی است که شما می خواهید به ارائه دهنده دیگری تبدیل شوید.

تأمین کنندگان فعلی شما دوست ندارند تجارت خود را از دست بدهند و غیر معمول نیست که یک تأمین کننده گمشده ، تغییر مسیر مشتری به یک محصول خارجی را به تأخیر بیندازد یا اصلاً کمکی نکند. وقتی این اتفاق می افتد ، تأخیر در اجرا رخ می دهد و IT و مشاغل درد را احساس می کنند.

در صورت لزوم با وارد کردن زبانی در قرارداد خود با ارائه دهنده خدمات ارائه دهنده SLA برای تغییر مسیر ، می توانید از این وضعیت جلوگیری کنید. با تعریف واضح انتظارات عملکرد تجزیه در قبل و به صورت مکتوب ، می توانید از عملکرد تأمین کننده و همچنین در صورت لزوم مجازات های دقیق اطمینان حاصل کنید. بسیاری از ارائه دهندگان در قراردادهای استاندارد خود با تغییر شکل برخورد نمی کنند ، بنابراین شما باید علاوه بر قرارداد ، زبان را نیز اضافه کنید ، کاملاً یکپارچه (بعداً بحث شد) با قرارداد.

3. SLA های خود را در هر قرارداد فروشنده تعریف کنید

SLA برای هر قرارداد فروشنده باید کتبی باشد و شما باید سالانه حداقل جلسات را با هر فروشنده برای بررسی SLA برنامه ریزی کنید. در این جلسه ، شما و ارائه دهنده می توانید SLA ها را بررسی کنید و تعیین کنید که آیا برای سال آینده باید هرکدام از آنها تغییر کند تا تغییرات شرایط کسب و کار را منعکس کند.

بسیاری از فروشندگان کیت های استاندارد SLA را در قرارداد خود گنجانده اند ، اما بسیاری از آنها اینگونه نیستند. اگر ارائه دهنده خدمات شما SLA ندارد یا به موارد اضافی نیاز دارد ، SLA های خود را علاوه بر قرارداد اضافه کنید. همچنین لازم به ذکر است که اگر ارائه دهنده به حداقل عملکرد در برابر SLA نرسد ، شما حق فسخ قرارداد را دارید.

4- یک بند ادغام به قرارداد خود اضافه کنید

طبق قانون ، بند ادغام قرارداد به عنوان “ادغام” قرارداد پایه و سایر عناصر عملکردی یا شرایط اعمال شده در آن تعریف شده است (علاوه بر SLA که می توانید اضافه کنید). آنچه بند ادغام قرارداد توجیه می کند به عنوان قرارداد اساسی است و علاوه بر شرایط و ضوابطی که به آن ضمیمه کرده اید ، توافق کامل بین شما و ارائه دهنده شماست.

اگر یک ضمیمه کامل با SLA اضافه کنید و یک بند ادغام را در قسمت اصلی قرارداد یا در صفحه عنوان حاکم بر کل قرارداد و ضمیمه قرار ندهید ، شما می توانید یک دادگاه را تفسیر کنید که توافق کامل بین شما و ارائه دهنده شما فقط قرارداد پایه است نه اضافه). این همان چیزی است که بند ادغام قرارداد را بسیار مهم می کند.

اگر مطمئن نیستید که چگونه یک بند ادغام قرارداد را بنویسید ، منطقی است که با یک وکیل مشورت کنید.

5. در مورد تعهدات تأمین کننده چاپ خوب را بخوانید

بسیاری از ارائه دهندگان عملکرد اساسی محصولات و خدمات خود را تضمین می کنند ، اما در صورت وقفه ای که بر تجارت شما تأثیر بگذارد ، مسئولیت را بر عهده نخواهند گرفت. در موارد دیگر ، تأمین کنندگان زمان بازیابی را در صورت تحمل خطا تضمین می کنند.

زبان مسئولیت معمولاً در جایی از چاپ خوب قرارداد تأمین کننده تعبیه شده است. از دست دادن آن آسان است ، بنابراین آن را از دست ندهید.

اکثر ارائه دهندگان در قرارداد خود زبان مسئولیت را تغییر نمی دهند ، بنابراین اگر مواجهه ای وجود داشته باشد (به عنوان مثال وقفه ای رخ دهد) و شما هنوز هم خواستار انکار خدمات هستید ، اما ارائه دهنده به شما قول نمی دهد ، از قبل بدانید که قرار گرفتن در معرض هستند. فروشنده را در رده خطرات فناوری اطلاعات رتبه بندی کنید ، برنامه تخفیف خود را تدوین کنید و حتما مدیر عامل / هیئت مدیره خود را در مورد این خطر آگاه کنید.

6 با ارائه دهنده کارآموزی خود توافق کنید

کنار گذاشتن پیمانکاران قدرتمند از مشتریان ، غیر معمول نیست ، خصوصاً اگر آن پیمانکاران دانش تخصصی از یک عمودی خاص صنعتی داشته باشند. از طرف دیگر ، غیر معمول نیست که شرکتهای مشتری از شرکتهای تامین کننده فوق العاده پیمانکار استخدام می کنند.

بهترین استراتژی برای استخدام پرسنل این است که شما و فروشنده با هم بنشینید تا بتوانید معامله کنید. این منطقه ای است که ممکن است بخواهید با یک وکیل درمورد زمان معقول “عدم استخدام” مشورت کنید ، زیرا هنوز در صورت انتخاب کارمندان باید فرصت های معقولی را برای جابجایی بین کارفرمایان فراهم کنید.

7. آخرین ممیزی امنیتی را از ارائه دهنده خود بخواهید

ارائه دهندگان فناوری اطلاعات باید بتوانند آخرین ممیزی امنیتی شخص ثالث خود را با شما به اشتراک بگذارند. شما می خواهید از آنها حسابرسی بخواهید زیرا می خواهید اطمینان حاصل کنید که سیستم عامل آنها برای IT خود شما خطری امنیتی ندارد. اگر ارائه دهنده خدمات نتواند ممیزی امنیتی شخص ثالث را در 18 ماه گذشته انجام دهد ، بهتر است به دنبال ارائه دهنده دیگری باشید.

مطالب مرتبط:

وقتی فروشنده از کار خارج شد چه باید کرد

نحوه مذاکره با فروشندگان نرم افزار برای بهترین معاملات سال 2021

فن آوری های موجود را برای حداکثر مقدار بهینه کنید

ماری ای.شکلت مفسر فناوری شناخته شده بین المللی و رئیس Transworld Data ، یک شرکت خدمات بازاریابی و فناوری است. وی پیش از تأسیس شرکت خود ، معاون تحقیقات محصول و توسعه نرم افزار در راس بود … مشاهده رزومه کامل

ما از نظرات شما در مورد این موضوع در کانال های رسانه های اجتماعی خود استقبال می کنیم ، یا [contact us directly] با س questionsالات در مورد سایت.

مقالات بیشتر



[ad_2]

منبع: tasiveh-news.ir